E77 El E-learning como activo digital / Serie ecosistema digital / Podcast transformación digital

En esta oportunidad hemos preparado para ti un artículo con el concepto del e-learning, sus formatos, el proceso de entrega de servicios digitales y la automatización, además de los conceptos de sincronía y asincronía

El e-learning: Componentes y formatos

En conversación con Juan Moreno (periodista) y Juan Peláez (ingeniero), ambos conocedores del tema, en este artículo abordaremos un tema muy importante: el e-learning. 

Hoy en día, en pleno siglo XXI, la educación se ha democratizado y es cada vez más fácil acceder a herramientas educativas.

Si nos devolvemos unos años en el pasado, vamos a encontrar que para poder acceder a la educación era necesario estar en una institución educativa o en una universidad, había que viajar, hacer los posgrados y una serie de estudios, que significaban una inversión en tiempo, dinero y conocimientos previos.

En cambio, en la actualidad el estudio se ha democratizado y está llegando cada vez a más gente, de forma que solo resta darles la bienvenida al mundo del e-learning.

Tomado de diariodelosandes.com

En este punto muchos se deben estar preguntando ¿Qué es eso del e-learning?, pues se trata de aprender a través de una herramienta de tecnología, básicamente, pero existen muchos componentes.

Se llama e-learning a todo el proceso de aprendizaje y las herramientas de tecnología que se reúnen para aprender. Ha sido una iniciativa del mundo digital, es decir, nació de la necesidad de grandes productores de software para poder explicar cómo funcionaban sus productos y fabricantes como Microsoft, IBM, SQL server, Cisco, entre otros.

Estas empresas se dedicaron a crear programas de capacitación para el uso de sus productos, de forma que no era útil por sí sola la educación recibida en la universidad, sino que debías tener los conceptos básicos claros y saber cómo aplicarlos a determinado producto en particular, como Windows Server, Linux u otros gestores de nubes que ofrecen cursos de formación.

De todo lo anterior surgió el e-learning como una alternativa que se democratiza cada vez más, ofreciendo la posibilidad de uso en formación interna de empresas o productos digitales en los que las personas puedan interesarse, como cursos de variedad de temáticas a través de los cuales los usuarios puedan aprender.

 Tomado de cognosonline.com

Te invitamos a leer sobre el e-learning y la gestión de conocimiento.

¿Qué es posible aprender a través del e-learning?

Desde una carrera universitaria hasta un pequeño curso de costura, con el e-learning es posible aprender de todo, esto tuvo como principio que la plataforma YouTube sacara videocursos llamados tutoriales e incluso unboxings.

Los unboxings eran pequeños videos en los que se mostraba la apertura de un producto con la idea de dar a conocer el artículo y explicar su funcionamiento, mientras que los tutoriales incluían, además, cosas como clases de historia por ejemplo, elaboración de recetas de cocina y más.

A partir de allí surgió algo llamado el marketing de contenido, como una alternativa a la comercialización de productos.

El marketing de contenido es un concepto vinculado al mundo digital y tiene que ver con facilitar toda la información acerca de un producto o servicio, además de compartir la opinión de un influencer sobre dicho producto.

En un principio, en plataformas como YouTube se compartían tutoriales que formaban parte de un curso completo de aprendizaje gratuito. Sin embargo, los internautas comenzaron a darse cuenta de que era posible crear un curso y comercializarlo de forma digital, a manera de negocio.

Tomado de cursosgratis.com.mx

A partir de allí se comenzaron a crear cursos de capacitación en variedad de temáticas, desde jardinería hasta finanzas, basados en una estrategia que permite compartir gratuitamente algunos módulos del mismo y ofrecer otros en modalidad de pago, enganchando así a los usuarios.

Existe cierta desconfianza al dejar que personas ajenas a una organización le enseñen a la gente cómo usar su producto, lo cual se ve con frecuencia en YouTube, donde un usuario cualquiera habla sobre un producto y no se sabe a ciencia cierta si su opinión será positiva o negativa.

En cambio, cuando alguien de la organización habla sobre el producto adquiere credibilidad, especialmente si la empresa que lo ofrece les enseña a los usuarios cómo utilizarlo y brinda consejos para aprovecharlo mejor, pues se logra el gran objetivo que tiene el e-learning. 

A propósito de ello, este post es un ejemplo de e-learning súper vigente en la actualidad. 

Otro tema que está causando revuelo corresponde a los drones, todo el mundo quiere saber más sobre ellos. Al abrir YouTube y buscar la palabra “dron”, encuentras una gran cantidad de información pero también ofertas de cursos para profundizar a un nivel de detalle súper profesional en cómo volar un dron, desde un fabricante.

Tomado de gq.com.mx

A medida que van saliendo al mercado surgen estas reseñas de los productos y sus operadores, lo que sirve de referencia a los usuarios interesados en adquirirlos.

Esto significa entender mucho más para poder hacer una inversión que puede ser mediana o grande, (en el caso de la compra de un dron) y pequeña si se trata de un curso, por ejemplo.

En este punto es posible hablar del término “asesoría” que reemplaza a la “venta”. Una asesoría es lo que yo estoy buscando cuando me estoy involucrando en un tema que no manejo mucho pero que necesito conocer.

Tomando el ejemplo anterior, de pronto necesito un dron para mis operaciones comerciales. Si yo grabo videos o si tengo una finca que necesito monitorear permanentemente, en fin, para todo lo que se usan los drones, pero yo no sé cuál comprar.

Entonces, las asesorías también forman parte del e-learning, porque muchas de ellas se presentan en formato digital y están disponibles en modalidad de curso.

Tomado de businessinsider.mx

En tal sentido, existe otro caso que supone un reto para el e-learning. Supongamos por un momento que yo tengo una empresa o compañía y debo realizar un proceso de capacitación de empleados, en este caso el interés no sería el público en general sino mi audiencia, que estaría conformada por las personas que trabajan en la compañía.

Esto deja en evidencia que también es posible utilizar el e-learning sin esperar vender un curso, para capacitar al grupo de personas de la compañía. Tal vez allí no hay ventas pero sin duda hay un ahorro y, por supuesto, un proceso de automatización, sobre todo en lo que respecta a los cursos internos hechos por una persona.

Supongamos que ingresa una persona a la organización, necesita saber cómo funciona su puesto de trabajo y su curso ya está grabado, entonces todo está listo, ya sabemos cómo funciona y evitamos un gasto de tiempo y dinero, pues solo se debe disponer de un espacio para difundirlo.

En cambio, supongamos que no se tiene esto implementado, no dispone de un curso sobre cómo funciona su labor en la empresa y llega un empleado nuevo a la inducción. 

Tomado de cursin.net

Seguramente hay alguien de recursos humanos que lo recibe y tiene una presentación en Power Point, entonces hay que reunir a estas dos personas, ponerlas en un salón o ambiente de trabajo y capacitarlas una a una o en grupos, si es que la empresa tiene varias personas que ingresan al mismo tiempo.

Lo anterior es una demostración de que se deben reunir los recursos de tiempo de cada una de esas personas y ubicarlas en ese mismo espacio. Luego, el facilitador o la persona que va a dictar la capacitación y a hacer la presentación.

Pero, ¿Qué tal si se graba y diseña un video por cada área de la compañía?, allí la inducción se vuelve personalizada en función del área a la cual llega la persona y por lo tanto, solamente tiene que recibir la información que es general de la compañía y únicamente la que necesita para esa área en la que va a trabajar.

En este punto empiezas a automatizar tu proceso de capacitación y a hacer e-learning, consiguiendo que en un plazo mínimo de, por ejemplo 3 días, ya esté entrenado el nuevo empleado. Un ahorro de tiempo significativo, en comparación de cuánto se demora una persona en adquirir esas habilidades si tienes que esperar a que otro le dé una capacitación.

Además, cuando no se automatiza el proceso existe la necesidad de sacar a una persona de su puesto de trabajo para que les explique a dos o tres miembros nuevos sobre su labor.

Tomado de esan.edu.pe

Antes de la pandemia incluso era necesario viajar a una sede remota o a la sede principal de una empresa para obtener ese conocimiento, por lo que las aplicaciones de e-learning en empresas, internamente, son muchas.

Anteriormente, cuando el empleado se iba de la empresa se llevaba su conocimiento. En cambio en la actualidad, con el e-learning, ese conocimiento queda dentro de la organización para futuros ingresos.

¿Qué formatos de e-learning existen?

Existen muchos formatos, y se denominan de esa manera porque surgen del desarrollo del material audiovisual, donde el creador puede transmitir la información con un tono particular.

Por ejemplo, si llega un nuevo empleado a la organización y se desea transmitir qué hace la empresa, entonces es útil un formato o clip de video dirigido al empleado y no a una persona cualquiera.

Con base en lo anterior, es posible utilizar esa información para acelerar el proceso de entrenamiento de un empleado, con mucho más detalle del que pueda requerir un cliente,  por ejemplo, pues este último no necesariamente debería tener todos los detalles de la compañía.

Tomado de blogposgrado.ucontinental.edu.pe

En este punto es oportuno establecer una diferenciación entre la información que se le proporciona al empleado y al público en general, con un tono distinto para cada caso.

En tal sentido, los formatos pueden ser muchos y se empiezan a diferenciar para transmitir la información. Por ejemplo, existe un formato que se llama master class, que es una clase muy corta y resumida pero con mucho nivel de información y detalles profundos, mostrando unas generalidades para poder entrar a especificar con más especificidad otro tipo de información.

Generalmente este tipo de información se puede entregar de manera asincrónica, no es necesario tener una persona en tiempo real en una reunión de Teams o Zoom para entregar esa información, sino que tú has pregrabado la información logrando un nivel de automatización supremamente grande, en el que solo pones el video en determinado formato, en algún sitio como puede ser una herramienta MS, por ejemplo.

A través de dicha herramienta es posible hacer un funnel y explicar, desde la compañía hacia el empleado, de qué se trata el puesto de trabajo, diferenciándolo en etapas y contando en cada una con un video que sirva para profundizar sobre los niveles de detalle especificados por un público objetivo.

Existen, además, dos tipos de master class: una está destinada para un momento determinado (dando cierta noticia o información y masificarla), la otra incluye fundamentos o conceptos que no caducan, siendo estas últimas conocidas como master classes evergreen, las cuales no suelen requerir actualizaciones frecuentes, ya que no pierden vigencia o son muy longevas.

Tomado de mariacristal.com

Por ejemplo, volviendo al tema de los drones, usualmente salen cerca de dos modelos al año. En tal sentido, se puede hacer una master class evergreen sobre qué son y para qué sirven los drones y otra en la que se especifiquen las características de un modelo particular, llegando a las personas en diferentes momentos.

En ese caso es posible preparar una master class evergreen que el usuario vea antes de comprar el producto y otra que visualice al adquirirlo para conocer más sobre él.

Al diferenciar en módulos estas clases se puedan actualizar aquellas que lo requieran, mientras que hacer solo un video de 30 minutos que incluya todo, requerirá rehacer el material por completo para actualizarlo cuando sea necesario.

¿De qué se tratan los formatos sincrónicos y asincrónicos?

Se trata de dos modalidades del e-learning que tienen que ver con la manera en que se enseña. 

Es decir, la manera sincrónica hace referencia a una clase en vivo en la que participan ambas partes, mientras que la asincrónica suele estar pregrabada y por lo tanto no da lugar al proceso de feedback.

Tomado de aalto.fi

Por ejemplo, una clase teórica puede grabarse y presentarse en formato asincrónico, ya que se trata de conceptos, fundamentos y otros elementos que no cambian. 

Pero, por otra parte, es posible hacer una clase sincrónica para la resolución de un problema, dando lugar a la participación, aclaración de dudas y más, afianzando así lo impartido en la clase teórica.

En este sentido, es posible separar los diversos módulos que comprenden una capacitación empleando clases en formato sincrónico y asincrónico, dependiendo de lo que demande el contenido de la misma.

El proceso de entrega de servicios digitales y la automatización

Existen diversas formas de entregar un curso, una de ellas es de manera automatizada. A través de un correo electrónico se elabora un funnel, llevando a la persona a través de las diferentes etapas del proceso de información y generando un programa de inducción completa.

Además es posible generar programas entregados en formatos de video, texto, audio o incluso con material de apoyo en formato de Power Point, Excel u otros, suministrando información digital, ya sea en modalidad de formación completamente online o combinado con la presencialidad.

Tomado de digitaldefynd.com

Al automatizar el proceso es posible salvaguardar la información, evitando pérdidas de la misma y teniéndola a mano siempre.

Esto responde a un cambio generacional en donde los nativos digitales aprenden cada vez más, utilizando este tipo de métodos diferentes a como se hacía anteriormente.

Pensando en el público objetivo es posible emplear diferentes formatos de entrega de servicios, teniendo en cuenta el proceso de aprendizaje de las personas que se encuentra en constante cambio.

De la misma forma, permite elegir el medio en donde se va a compartir esa información. Por ejemplo, si se tiene un curso de formación para empleados de una empresa y se comparte en YouTube (una plataforma abierta a todo público), su competencia no solo la puede ver sino además hacer uso de ella, entonces no sería un medio ideal.

Existen en ese sentido herramientas llamadas LMS, (Learning Manager Systems), especializadas en este tema.

Allí surge la duda sobre ¿Cuál es el medio que debo usar para difundir la información?, y la respuesta nos remonta a lo anterior: depende del tipo de público objetivo al que esté destinada la misma, dando diferentes tonos a la transmisión (formal, lúdico, entre otros). 

Tomado de memberpress.com

La idea es poder brindar al usuario la mejor experiencia al realizar el curso, ya sea en modalidad de pago o gratuita. Pero, ¿Cómo se puede saber que está siendo un éxito tu formato de e-learning?, a través del feedback con los usuarios.

Esto también tiene que ver con la herramienta de LMS que elijas, aunque existen muchas en el mercado, simples y complejas, la que selecciones debe ser afín a tu proceso y permitir la evaluación del mismo.

Para ello es ideal elegir alguna que te ofrezca herramientas estadísticas, como el tiempo que el usuario empleó en ello, el porcentaje que vio del módulo o cuánto por ciento ha completado del curso.

Incluso estas herramientas generan una alerta que permite enviar un correo electrónico invitando al usuario a completar el curso y adjuntando un link que lo lleve directamente al módulo donde se quedó.

Una de las herramientas de e-learning que está tomando más auge en la actualidad son los podcasts. El podcast es una herramienta que incluso nosotros empleamos en este momento, a través de transformación digital y a través de la serie de ecosistema digital.

Tomado de womenshealthmag.com

Pero, ¿Por qué es tan importante el podcast?, una herramienta hoy en día tan básica y supremamente versátil en su formato, hablando de formatos de información.

En tal sentido es posible realizar un anuncio o una comunicación en formato de audio, ya que no solo es muy barato, sino que es relativamente fácil de editar y muy fácil de distribuir.

Una cosa es reproducir un vídeo en formato 1080p que resulta a veces complejo por lo pesado del archivo y que requiere planear, editar y tener una cantidad de equipos adicionales para hacerlo y otra es el formato podcast, supremamente fácil de hacer y distribuir, ya que tiene una gran versatilidad.

El formato de audio se puede escuchar mientras se está trasladando en el transporte. Es tan accesible que a través de una simple conversación se puede transmitir determinada información a las personas.

El formato de audio tiene la particularidad de hacer sentir al oyente que le están hablando a él, estableciendo una relación cercana e íntima entre el emisor y el receptor, característica ideal para el e-learning.

Tomado de edapp.com

Por ejemplo, con los podcast que hemos creado es posible adquirir conocimientos que en otros formatos como el video requerirían mucha más inversión en equipos y materiales.

Sin embargo, la utilización del podcast en tu empresa va a depender estrechamente del nivel de comunicación que desees obtener, en ciertos casos el correo electrónico es suficiente pero en otros el audio es ideal.

También es posible implementar un experimento en tu empresa y probar qué impacto tendría el uso del podcast en tu organización particular, obteniendo estadísticas a partir de ello y permitiendo que implementes estos datos en la elaboración de futuros podcasts.

Esto significa que la versatilidad del formato hace que sea ampliamente utilizable pero aún está siendo subestimado en países como Colombia. Aunque, lejos de ser un inconveniente, representa una oportunidad para poner a valer el formato podcast y aprovechar la herramienta.

Tomado de admagazine.com

¿Es necesario emplear el e-learning en todos los tipos de organizaciones?

Sí, es necesario considerar que las herramientas digitales en general y el e-learning, están diseñadas para automatizar procesos habituales en todas las empresas; sin embargo, no todas requieren de ello en gran escala.

Es posible emplear recursos de e-learning con uno o varios videos cortos para automatizar procesos concretos, sin tener que desarrollar grandes y complejos proyectos.

Incluso, es posible hacer uso del funnel sin tener que recurrir a herramientas de e-learning, obteniendo justo lo que se necesita dentro del proceso de formación particular de la empresa.

El impacto es mucho más visible cuando se emplean herramientas de e-learning en organizaciones que ya cuentan con una cantidad significativa de personal y departamentos como el de recursos humanos, en donde la aplicación de la automatización del proceso puede generar mayor provecho y resultados mucho más tangibles.

En tal sentido, cuando estas empresas cuentan con un ingreso de personal alto se hace evidente la necesidad de herramientas de e-learning que automaticen el proceso y es allí donde se nota el ahorro de tiempo en cuanto a capacitación se refiere, en comparación al uso del funnel.

Tomado de logyca.com

El ecosistema digital existe para todos los tipos de organizaciones pero no significa que deba emplear obligatoriamente todos sus elementos, sino que se decantan aquellos que serán de mayor provecho para la empresa particular.

Sin embargo, existe una herramienta que es subestimada en las organizaciones para e-learning y se trata de las herramientas de grabación en las plataformas de reuniones en línea como Teams, Meet o Zoom.

Al grabar estas sesiones se puede hacer uso de ellas para mostrarlas de manera asincrónica cuando sea necesario, permitiendo incluso realizar informes cortos de las mismas y posteriormente convertirlas en presentaciones de Power Point para e-learning sin necesidad de tener un estudio de televisión, por ejemplo, sino aprovechando al máximo el potencial de estas herramientas digitales para la formación o capacitación del personal de la empresa.

Todo este tema del e-learning ya se vivió en pandemia, solo que en muchas empresas no se le ha dado continuidad en el tiempo pero en otros casos sí ha sido aprovechada.

Finalmente, es justo hacer un llamado a pensar ¿Cómo podemos hacer uso de estas herramientas para iniciar un proceso de formación en línea?, comenzando siempre con la planificación y la concepción del cómo se hará, escogiendo las herramientas más eficientes y de acuerdo con sus necesidades particulares, sin sobredimensionar ni hacer grandes inversiones cuando no sea necesario.

En este artículo, hemos visto todo el tema de e-learning, sus componentes, formatos y por qué es importante tenerlo en la organización, tanto para productos como para servicios.

Recuerda que estas herramientas te ayudarán a mejorar y tener más beneficios con lo que está ofreciendo o produciendo tu organización. El siguiente paso será aprender a monetizar o sacar dinero de todo esto.